Η αλήθεια είναι ότι την ιδέα για τα συσσωρευμένα μέιλ, μου την έδωσε «η διπλανή μου», αγαπημένη συνάδελφος. Εδώ και καιρό την ακούω να παραπονιέται ότι δεν προλαβαίνει να διαβάσει τα μέιλ της.
Και ενώ την ακούω, δεν την έχω ρωτήσει τι τα κάνει. Τα αφήνει να γεμίζουν τα εισερχόμενα; Τα σβήνει χωρίς να τα διαβάζει; Τα αρχειοθετεί κάπου;
Εγώ πάντως, που «βασανίζομαι» να ανταπεξέρθω στις τεχνολογικές εξελίξεις και ότι έρχεται συνήθως το διαβάζω και το σβήνω αμέσως μετά, έχω 3.422 εισερχόμενα.
Τι μπορεί να σημαίνει αυτό για την ψυχολογία μου;
Αν ζούσε ο Ρέι Τόμλινσον, ο Αμερικανός προγραμματιστής, εφευρέτης του μέιλ, ίσως να γελούσε για τη «σύνδεση». Ωστόσο, εγώ ομολογώ ότι η διαχείριση όλων αυτών των εισερχομένων που σε κάποια ίσως να πρέπει να απαντήσω, με αγχώνει και θέλω να τα σβήνω. Ωστόσο, υπάρχουν άνθρωποι που δεν σβήνουν τα μέιλ τους γιατί δεν θέλουν να τα χάσουν και σχεδιάζουν να απαντήσουν ή να τα διαχειριστούν αργότερα. Και φυσικά υπάρχουν και εκείνοι που έχουν τόσο μεγάλο φόρτο εργασίας και απλά δεν διαβάζουν ποτέ τα μέιλ τους.
Εσείς πώς διαχειρίζεστε τα μέιλ σας; Είστε άνθρωπος που έχει μηδέν εισερχόμενα ή απλά αφήνετε εκατοντάδες από αυτά αδιάβαστα;
Έρευνα που δημοσιεύθηκε στο περιοδικό Information Research, καταδεικνύει ότι το να αφήνετε όλα τα μέιλ σας να μαζεύονται στα εισερχόμενα είναι πιθανό να σας δημιουργήσει πολλά προβλήματα.
Οι κίνδυνοι που καραδοκούν στα συσσωρευμένα εισερχόμενα
Πρώτον, οι χρήστες μπορεί να χάσουν τον έλεγχο των εργασιών που πρέπει να γίνουν. Για παράδειγμα, ένας λογαριασμός που πρέπει να πληρωθεί μπορεί να γλιστρήσει απαρατήρητος, πνιγμένος από άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Δεύτερον, το να βασίζεστε στην αναζήτηση για την εκ νέου εύρεση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σημαίνει ότι πρέπει να ξέρετε ακριβώς τι ψάχνετε.
Τρίτον, πολλοί λογαριασμοί και καταστάσεις δεν αποστέλλονται ως συνημμένα σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αλλά ως υπερσύνδεσμοι. Εάν αλλάξετε την τράπεζά σας ή άλλο πάροχο υπηρεσιών, αυτοί οι υπερσύνδεσμοι ενδέχεται να μην είναι προσβάσιμοι σε μεταγενέστερη ημερομηνία.
Η μη δυνατότητα πρόσβασης σε ελλιπείς μισθοδοτικές καταστάσεις από έναν πρώην εργοδότη μπορεί επίσης να προκαλέσει προβλήματα, όπως έδειξε το σκάνδαλο Robodebt ή η πρόσφατη περίπτωση της αυστραλιανής φορολογικής υπηρεσίας που αναβίωσε παλιές οφειλές, ίσως είναι καλύτερα να αποφεύγονται.
Αν δεν παρακολουθείτε τα εισερχόμενα ή τα σβήνετε χωρίς να τα διαβάσετε προσεκτικά, μπορεί να χάσετε λογαριασμούς, ανανεώσεις ασφαλιστηρίων συμβολαίων, ειδοποιήσεις για ΚΤΕΟ, προσκλήσεις που μπορεί να σας ενδιαφέρουν, προσκλήσεις για δωρεάν εκδηλώσεις που επίσης μπορεί να σας ενδιαφέρουν. Επίσης μπορεί να έχετε άλλα προβλήματα όπως παράλειψη, ή αποτυχία ακύρωσης ανεπιθύμητων συνδρομών.
4 συμβουλές για καλύτερη διαχείριση αρχείων
Να αφιερώνετε χρόνο μέσα στην ημέρα για να:
*Ταξινομήσετε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο σε φακέλους κατηγοριών ή αποθηκεύστε τα αρχεία σε φακέλους στο cloud ή σε έναν υπολογιστή
*Να κατεβάζετε έγγραφα που δεν επισυνάπτονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή δεν σας αποστέλλονται – όπως οι λογαριασμοί κοινής ωφέλειας και όλες οι εκκαθαρίσεις πληρωμών σας
*Βάλετε σημαντικές ανανεώσεις στο ημερολόγιό σας ως υπενθυμίσεις
*Να διαγράφετε ανεπιθύμητα μηνύματα και να διαγράφεστε, ώστε τα εισερχόμενά σας να μετατραπούν σε λίστα εργασιών
